Diario de 3 días espectaculares organizando «The Long Haul» – RSVP Madrid Symposium
Han pasado casi dos meses desde el evento de RSVP en Madrid. ¡Cómo pasa el tiempo! Y no habíamos encontrado el momento de sentarnos para contaros cómo fue el evento y, sobre todo, por qué decidimos participar en él.
James Lord fue quien nos comunicó, tras una llamada, su deseo para que fuéramos sus co-producers y aliadas para organizar el evento de RSVP Madrid, con su primera noche de gala y entrega de premios. Una vez colgamos el teléfono, teníamos bastante claro cuáles serían los hoteles elegidos para la ocasión: el Mandarin Oriental Ritz y el Four Seasons. Nuestro trabajo era dar forma a las ideas alocadas de James y su equipo, además de encontrar los mejores partners para llevarlas a cabo. Tres noches, dos días de conferencias y mucha diversión para los participantes del evento.
La idea nos gustó. Estábamos en plena temporada de bodas y llenas de trabajo, pero no queríamos ni podíamos dejar pasar esta oportunidad. Era el momento de que Madrid estuviera en la mira del mundo del lujo internacional y de que nuestra maravillosa ciudad estuviera entre los destinos de bodas y fiestas más apetecibles.
Enseguida nos pusimos manos a la obra y buscamos localizaciones. El Real Casino de Madrid era el sitio perfecto para las conferencias, por sus amplios salones, su anfiteatro y las habitaciones privadas para los ponentes. Era el lugar ideal para que los asistentes pudieran disfrutar de dos días de charlas en un entorno magnífico en pleno centro de Madrid. El siguiente paso por completar, era acomodar el nuevo Rosewood Villamagna, que aún no tenía sus salones listos para su apertura, pero, divirtiéndonos con el reto, supimos convertir un problema en algo extraordinario. Utilizando sus recursos y poniendo todo de nuestra parte, nos convertimos en los anfitriones de la noche más alocada, sorprendente y divertida.
DÍA 1: Bienvenidos a España y bienvenidos a su capital, Madrid.
El salón XX del Mandarin Oriental Ritz lo decoramos con Inés Urquijo, quien quiso homenajear los jardines mediterráneos llenando la sala con árboles, plantas y flores, como solo ella sabe hacer. La iluminación de Party Son hizo que luciera más, y tuvimos un espectáculo flamenco organizado por Flamenco Agency que no dejó a nadie indiferente. Me encanta ver cómo los extranjeros aprecian ese baile y ese cante tan querido para nosotros y tan ajeno a ellos. ¡Algunos hasta se animaron a bailar! La comida del hotel, bajo la tutela de su chef Quique Dacosta, estaba buenísima, y logramos probar la oferta gastronómica tan característica que siempre hace homenaje al producto español. Todos los muebles los puso Crimons, que iban perfectos con la decoración tanto del hotel como del evento.
DÍA 2: La Casa de Papel
A las 09:00 de la mañana, los invitados y conferenciantes, estaban citados para darles la bienvenida en el Real Casino de Madrid. Entraron a un jardín interior creado por Búcaro, muy característico por la cantidad de flora que trepaba por todas partes. Los diferentes verdes se enredaban en las paredes y salían de los centros como enredaderas que esconden un tesoro en un jardín secreto. La rotonda tenía muebles de jardín de Options, y ahí se sirvió el desayuno de bienvenida.
La conferencia inaugural estuvo a cargo de Ceci Jones, quien abordó el tema de la relevancia del tiempo en múltiples aspectos. Destacó la importancia de gestionar nuestro tiempo como profesionales, así como el tiempo de nuestros clientes, y también proporcionó consejos prácticos para construir una marca sólida y establecida. El eje central de las charlas giraba en torno al transcurso del tiempo, un aspecto inevitable que requiere habilidad para gestionarlo. Fue muy enriquecedor escuchar las opiniones y perspectivas de destacadas personalidades en las diferentes mesas redondas. Llegó la hora del almuerzo, y con la compañía de la música de Alborada, las preciosas vajillas y cristalerías de Options, el salón Real y la comida de Paco Roncero, pudimos sentarnos y conocer a gente de todo el mundo.
El resto de la tarde lo pasamos sentados en las mesas, haciendo ejercicios de grupo y escuchando hablar a diferentes ponentes sobre algunas tendencias del futuro, algo que nos pareció súper interesante. No importaba a qué te dedicaras exactamente, ya fueras de servicios, hostelería, flores o fotografía; todo era aplicable a los diferentes negocios.
A las 16:30 se aproximaba el final del día, y debido a ello fuimos a prepararnos para la velada sorpresa. La jornada anterior nos habían entregado el vestuario que teníamos que usar esta noche: todos debíamos vestir de rojo, con un uniforme característico, para recrear nuestra propia versión de «La Casa de Papel».
A las 19:00, todos estábamos preparados en la puerta del Hotel Rosewood Villamagna para entrar en «La caja fuerte», la caja de la diversión y el entretenimiento dirigidos por Black Rabbit Projects. Aquilea y Wood for Events, junto con Gabi Project, produjeron el evento, convirtiendo el restaurante del hotel y su casita de madera en una caja blindada llena de instalaciones de flores, cajas fuertes, pantallas, flores rojas y pájaros de origami rojos.
Se llevaban a cabo múltiples juegos y actividades de forma simultánea, y sin darte cuenta te encontrabas participando en ellos. Todo esto rodeados de increíbles buffets con ostras, selección de quesos, embutidos y arroces al más puro estilo español. Tras una hora de locura, se abrieron las puertas del baile y del jardín, donde la gente bailó, comió y bebió hasta el final de la noche. La celebración de una fiesta en un jardín, en pleno corazón de la ciudad, dejó impresionados a todos los asistentes mientras disfrutaban del evento en medio de la emblemática Castellana.
DÍA 3: Una experiencia maravillosa.
Llegó el tercer y último día, y con él, más conferencias, más conversaciones y más diversión. A las 09:00 de la mañana se volvieron a abrir las puertas del Real Casino, y con ellas una sorpresa. La primavera había florecido en todos los rincones. El verde del día anterior había explotado, y salían flores primaverales en todos sus rincones. Este día transcurrió en la sala de conferencias con un almuerzo tipo cóctel.
A las 18:00 nos estaba esperando Gema Uceda en casa de Paola, lista para dejarnos guapísimas para el gran baile. La verdad es que estábamos ilusionadísimas con el plan y nerviosísimas de ver cómo estaría nuestra puesta en escena con todo el mundo asistiendo. El Four Seasons de Madrid era el anfitrión de la noche, y Wood for Events, Floreale, Cashmere decoración y Light Projects produjeron el evento con nuestro diseño.
Fue una noche moderna, diferente y con mucho color. Queríamos que se percibiera la enorme oferta cultural que tenemos en nuestra capital y, sobre todo, el arte. Quisimos crear nuestra propia Menina, en una escultura con instalación de flores. Todo en cuatro colores protagonistas. El gran salón se dividió en tres colores, y con ello todo lo que había en sus mesas, que contaba con un mantel blanco de hilo y, todo lo demás, del color elegido. The Aston band amenizó la cena con música en directo, improvisando desde el escenario y, también, tocando alrededor de las mesas. ¡FUE BRUTAL!
La noche continuó con The London Essentials, haciendo que todo el mundo bailase sin parar. Para terminar, el DJ, Adrián Lozano, pinchó una sesión que nos dejó a todos con ganas de más. Con los zapatos en la mano y con la sensación de estar en una nube, nos volvíamos a casa felices. Nuestro corazón se llenaba de orgullo al mirar hacia atrás en estos tres días, en los cuales nuestro equipo trabajó incansablemente y a contrarreloj para que todo saliera impecable. No podemos dejar de agradecer a nuestros valiosos proveedores y amigos, cuyo apoyo fue fundamental. Sin ellos, este evento y ninguno de nuestros proyectos habrían visto la luz.
Espero que hayáis disfrutado de este diario resumen sobre el evento de RSVP Symposium en Madrid. Ojalá os lo haya podido describir bien, y hayáis podido transportaros a esos días con nosotras. El día 16 de mayo permanecerá para siempre en nuestras memorias. Ahora mismo, nos encontramos totalmente sumergidas en la temporada de bodas 2023, la cual esperamos que sean un éxito como este maravilloso evento.
Nos vemos en Venecia, RSVP team. 😉
